Od stycznia przyszłego roku akta pracownicze za nowo zatrudnionych pracowników pracodawca będzie musiał archiwizować tylko przez 10 a nie 50 lat. W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, pracodawcy będą przekazywali do ZUS szerszy zakres informacji za pracowników, co pozwoli zabezpieczyć ich prawa nabyte, dotyczące świadczeń z ubezpieczeń społecznych. ZUS przygotowuje się do zmian i przystępuje do modyfikacji Kompleksowego Systemu Informatycznego KSI ZUS.
Przygotowania do elektronizacji akt pracowniczych Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczyna od ogłoszenia przetargu na modyfikację swojego systemu informatycznego KSI ZUS pod kątem możliwości gromadzenia danych z akt pracowniczych.
– Chcemy rozstrzygnąć ten przetarg jeszcze przed wakacjami, tak by wykonawca miał pełne 6 miesięcy na przygotowanie naszego systemu informatycznego do pełnej elektronizacji dokumentacji pracowniczej – deklaruje prof. Gertruda Uścińska, prezes ZUS.
Od 1 stycznia 2019 r. w związku ze zmianami w przepisach skraca się okres przechowywania pracowniczych akt osobowych z 50 do 10 lat dla wszystkich nowo zatrudnionych osób. Pracodawcy będą mogli przechowywać wskazane akta w formie elektronicznej. To pozwoli pracodawcom ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców.
Skróceniu może ulec także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach 1 stycznia 1999 r – 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.
Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
