Wiele nieprawidłowości w Powiatowym Urzędzie Pracy

Od 6 maja do 12 września w Powiatowym Urzędzie Pracy przeprowadzany był audyt placówki, zlecony po zatrzymaniu dyrektor PUP przez CBA w kwietniu 2013. Audytorzy wykryli wiele nieprawidłowości.

Celem audytu była analiza organizacji i systemu kadrowego PUP oraz Centrum Aktywizacji Zawodowej. Nieprawidłowości wykryto we wszystkich kontrolowanych obszarach, a wśród nich znajdują się m.in. brak procedur zapewniających równy dostęp dla wszystkich bezrobotnych do aktywnych form wspierania bezrobocia, brak odpowiednich kwalifikacji pracowników PUP, braki dokumentacji w zakresie naborów na stanowiska urzędnicze, uchybienia  w zakresie odbywania stażu dla bezrobotnych, prac interwencyjnych i robót publicznych, brak wewnętrznych mechanizmów kontrolnych czy w końcu niewłaściwa organizacja pracy.

Pełniący obowiązki dyrektora PUP ma w ciągu miesiąca przygotować plan naprawczy.

Poniżej prezentujemy pełną treść audytu.

W wyniku przeprowadzonego audytu stwierdzono funkcjonowanie Powiatowego Urzędu Pracy w Radomsku w wszystkich obszarach objętych audytem niezgodnie z przepisami prawa – z ich pominięciem, naruszeniem bądź niewłaściwym stosowaniem.

Analiza wykazała szereg uchybień i nieprawidłowości istotnych dla funkcjonowania PUP, między innymi:

- brak mechanizmów kontrolnych (procedur) dających racjonalne zapewnienie równego dostępu dla wszystkich bezrobotnych do aktywnych form wspierania bezrobocia,

- brak analizy skutków efektywności działań podejmowanych przez Urząd na rzecz zwalczania bezrobocia, celem skierowania środków finansowych na działania dające gwarancję osiągnięcia celu postawionego przez PUP, wykonywanie istotnych zadań urzędniczych przez pracowników na stanowiskach pomocniczych i obsługi, często bez odpowiednich kwalifikacji i przygotowania nie daje gwarancji prawidłowego wykonywania zadań przez Urząd

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości istotne dla funkcjonowania PUP pod względem legalności i efektywności przyjętych rozwiązań organizacyjnych:

1. Brak nadanego statutu (wymaganego dla jednostki organizacyjnej powiatu prowadzonej w formie jednostki budżetowej)

2. Nie wdrożono w pełni struktury organizacyjnej określonej w Regulaminie Organizacyjnym (nie obsadzono stanowiska Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej oraz nie zagwarantowanie właściwej podległości służby bhp w sposób wymagany przepisami prawa).

3. Nieprzestrzeganie i nierealizowanie zasad dotyczących wykonywania czynności kontrolnych ustalonych w Regulaminie Organizacyjnym jednostki oraz w wewnętrznej procedurze dotyczącej kontroli określonej Zarządzeniem Kierownika z 1999r. Obowiązujące procedury kontroli wewnętrznej są zupełnie nieadekwatne do obecnych rozwiązań organizacyjnych, w których funkcjonuje Urząd.

4. Ograniczenie działań kontrolnych potwierdzających prawidłowość wykorzystania środków finansowych na zwalczanie bezrobocia. (Zasadnicza część podejmowanych czynności kontrolnych skupiona była na tzw. kontrolach poprzedzających – mających na celu potwierdzenie danych składanych we wnioskach przez bezrobotnych o przyznanie pomocy).

5. Powierzanie oraz wykonywanie czynności pracownika samorządowego urzędnika przez pracownika zatrudnionego na stanowisku pomocniczym, jako tzw. pomoc administracyjna.

6. Brak skutecznych i bieżących działań zapewniających posiadanie przez wszystkich pracowników Urzędu aktualnych zakresów czynności, obowiązków, odpowiedzialności, umożliwiających rozliczenie pracownika z powierzonych do wykonania zadań.

7. Brak skutecznego nadzoru w formie kontroli instytucjonalnej nad komórkami merytorycznymi Urzędu.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości istotne dla funkcjonowania Urzędu pod względem legalności i efektywności zarządzania zasobem kadrowym:

1. Regulamin wynagradzania obowiązujący w jednostce nie regulujący w sposób wyczerpujący oraz zgodny z wymaganiami Ustawy o pracownikach samorządowych wszystkich istotnych kwestii w zakresie wynagradzania pracowników.

2. Ocena pracowników realizujących usługi ryku pracy w jednostce nie uwzględnia wyników uzyskanych z pracy (jednego z obligatoryjnych kryteriów wymaganych przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu dodatkowego wynagrodzenia). W niewłaściwy sposób ustalono kryterium oceniania pracowników zatrudnionych na tzw. kluczowych stanowiskach.

3. Brak adekwatnego systemu ocen pracowników (w konsekwencji zaniechano dokonywania ocen okresowych pracowników samorządowych).

4. Brak pełnej dokumentacji w zakresie naborów przeprowadzanych na stanowiska urzędnicze, (Nienależyte dokumentowanie czynności istotnych dla działalności i funkcjonowania organizacji. Brak wersji papierowej potwierdzającej zachowanie określonych wymogów podczas realizacji danych zadań oraz wersji elektronicznej powoduje brak możliwości ustalenia identyfikacji czasu rzeczywistego udostępnienia informacji).

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości istotne dla funkcjonowania Urzędu pod względem dostępności i efektywności działań realizowanych przez Centrum Aktywizacji Zawodowej

1. Nie powierzono zadań na stanowisku Kierownika CAZ. (Nie podjęte zostały skuteczne działania mające na celu zapewnienie wykonywania zadań na stanowisku Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej)

2. W zakresie odbywania stażu przez bezrobotnych ustalono:

a/ brak wewnętrznej procedury ustalającej zasady w zakresie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych oraz ubiegania się o staż przez organizatora stażu (brak mechanizmów kontrolnych gwarantujących równy dostęp do organizowania stażu, brak jawności i transparentności postępowania przy udzielaniu staży)

b/ w wielu przypadkach brak realizacji obowiązku zatrudnienia stażysty zgodnie z zawartą umową (brak skutecznej kontroli i weryfikacji w zakresie realizacji umów o zorganizowanie stażu w odniesieniu do zobowiązania wynikającego zarówno z wniosku jak i zawartej umowy)

c/ nieznaczna część umów o odbywanie stażu przez bezrobotnych objęta została kontrolą przez pracowników Referatu Kontroli i Statystyki na przestrzeni lat 2010 – 2012

3. W zakresie udzielania refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej ustalono:

a/ brak protokołów lub innego dokumentu z przebiegu posiedzenia i prac Komisji ds. rozpatrywania i merytorycznej oceny wniosków składanych przez pracodawców i bezrobotnych na refundację kosztów wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznanie bezrobotnemu środków na podjecie działalności gospodarczej

b/ stosowane przez Komisję kryteria oceny nie były nigdy dostępne na stronie internetowej PUP w Radomsku oraz na stronie BIP

c/ zasady przyjęte i stosowane przez członków Komisji w zakresie oceny wniosków na podstawie Karty oceny powodują, że wszyscy członkowie Komisji muszą z góry zgodzić się na tę samą ocenę wniosku. (żaden z członków Komisji nie wypełnia Karty oceny wniosku indywidualnie - wspólna ocena zawarta jest na jednej Karcie oceny wniosku)

d/ informacja pisemna kierowana do podmiotów ubiegających się o refundację kosztów nie zawiera informacji/pouczenia o możliwościach odwoławczych.

4. W zakresie organizacji prac interwencyjnych oraz robót publicznych ustalono brak wewnętrznej procedury ustalającej zasady w zakresie organizacji prac interwencyjnych i robót publicznych (brak mechanizmów kontrolnych gwarantujących równy dostęp do organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych, brak jawności i transparentności postępowania przy organizowaniu prac interwencyjnych i robót publicznych).

5. Nieznaczna część umów o organizowanie prac interwencyjnych i robót publicznych została objęta kontrolą przez pracowników Referatu Kontroli i Statystyki na przestrzeni lat 2010 – 2012.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości istotne dla funkcjonowania Urzędu pod względem systemu kontroli zarządczej w audytowanej jednostce

1. Funkcjonowanie Powiatowego Urzędu Pracy w Radomsku w wszystkich obszarach objętych audytem niezgodnie z przepisami prawa – z ich pominięciem, naruszeniem bądź niewłaściwym stosowaniem.

2. Błędy prawne w wewnętrznych mechanizmach kontrolnych (procedurach) wpływające na prawidłowe funkcjonowanie Powiatowego Urzędu Pracy w Radomsku w obszarach objętych audytem.

3. Brak wewnętrznych mechanizmów kontrolnych (procedur, zakresów obowiązków itp.) dających racjonalne zapewnienie prawidłowego funkcjonowania we wszystkich obszarach objętych audytem.

4. Nieprzestrzeganie zapisów wewnętrznych mechanizmów kontrolnych przez pracowników jednostki, ich nierealizowanie lub realizowanie w sposób niezgodny z zapisami procedury.

5. Brak skutecznego nadzoru nad działalnością poszczególnych komórek organizacyjnych zarówno ze strony kierownictwa najwyższego szczebla jak i kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych nie dający skutecznego zapewnienia prawidłowego wykonywania zadań.

6. Niewłaściwa organizacja pracy skutkująca niewłaściwym wykonywaniem zadań i obowiązków oraz nadzoru.

7. Brak skutecznego i systematycznego wdrażania standardów kontroli finansowej oraz standardów kontroli zarządczej spowodował zaistniałe nieprawidłowości oraz wystąpienie istotnych ryzyk w funkcjonowaniu jednostki.

8. Nieadekwatne procedury przeprowadzania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej nie zapewniły jej skuteczności oraz efektywności podczas realizacji. Ponadto nie stosowanie lub niewłaściwe stosowanie procedur kontroli wewnętrznej i zewnętrznej nie zapewniło jej skuteczności oraz efektywności podczas realizacji.

9. Brak mechanizmów kontrolnych (procedur) dających racjonalne zapewnienie równego dostępu dla wszystkich bezrobotnych do aktywnych form wspierania bezrobocia spowodował przede wszystkim działania z naruszeniem przepisów prawa oraz wystąpienie istotnych ryzyk dla prawidłowego działania jednostki.

10. Brak analizy skutków efektywności działań podejmowanych przez Urząd na rzecz zwalczania bezrobocia, celem skierowania środków finansowych na działania dające gwarancję osiągnięcia celu postawionego przez PUP.

11. Wykonywanie istotnych zadań urzędniczych przez pracowników na stanowiskach pomocniczych i obsługi, często bez odpowiednich kwalifikacji i przygotowania nie daje gwarancji prawidłowego wykonywania zadań przez Urząd.

12. Nieprawidłowości stwierdzone w zakresie zarządzania zasobem kadrowym stwarzają ryzyko nieprawidłowego funkcjonowania jednostki na każdym szczeblu jej działania.