Program TMS – jak wybrać najlepsze rozwiązanie?

Trudno kwestionować rolę systemu Transportation Management System, czyli oprogramowania wspierającego zarządzanie transportem. Nadzór i efektywnie zarządzanie procesami transportowymi może mieć niebagatelne znaczenie dla całego łańcucha dostaw, a w konsekwencji – również dla sukcesu całego przedsiębiorstwa. Współczesna logistyka po prostu wymaga precyzyjnych i skutecznych narzędzi, które pomagają, optymalizują i rozwiązują problemy. TMS bez wątpienia może być takim narzędziem.

Program TMS (Transportation Management System) – jak wybrać najlepsze rozwiązanie?

TMS to kompleksowe oprogramowanie, które pozwala na efektywne planowanie tras, zarządzanie flotą, monitorowanie przesyłek i wiele innych działań dotyczących szeroko pojętego zarządzania procesem transportowym i łańcuchem dostaw. Dzięki niemu można optymalizować trasy (system wylicza najkrótsze i najbardziej ekonomiczne drogi transportu, co ogranicza zużycie paliwa i redukuje czas potrzebny na dostawę), monitorować przesyłki (integracja z systemami GPS pozwala na śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie – informować odbiorców przesyłki o statusie transportu), zarządzać dokumentacją transportową, na przykład fakturami czy listami przewozowymi. Wreszcie – system TMS może być integrowany z innymi systemami informatycznymi, takimi jak oprogramowanie WMS czy systemy ERP. Integracja wpływa na jeszcze sprawniejszą automatyzację procesów logistycznych, a także ich nadzór i kontrolę.

Jak wybrać odpowiedni system TMS?

Wybór odpowiedniego oprogramowania transportowego nie powinien być traktowany jako łatwa do podjęcia, operacyjna decyzja. Jest wręcz przeciwnie – wdrożenie TMS to inwestycja o charakterze strategicznym, która ma długofalowy wpływ na wiele obszarów działalności przedsiębiorstwa. Zdecydowanie zatem proces wyboru oprogramowania powinien być głęboko przemyślany i poprzedzony rzetelną analizą potrzeb firmy.

Funkcje i skalowalność

Co za tym idzie – oprogramowanie TMS powinno oferować wszystkie niezbędne i pożądane przez przedsiębiorstwo funkcje: planowanie tras, zarządzanie flotą, monitorowanie przesyłek czy rozliczanie kosztów transportu. Warto też uwzględnić szerszą perspektywę i pomyśleć o tym, jak potrzeby firmy mogą zmienić się na przestrzeni nadchodzących lat i o tym, że z czasem mogą potrzebować nowych funkcji oprogramowania. Oprogramowanie TMS powinno być zatem skalowalne, dostosowywać się do aktualnych potrzeb firmy i „rosnąć” razem z nią.

Integrowanie się z innymi środowiskami

Trudno pominąć też aspekty związane z integracją. Oprogramowanie transportowe nie powinno być niezależne od innych środowisk, w oparciu o które działa firma. Jest zupełnie odwrotnie – to wręcz pożądane, by system TMS był zintegrowany z innymi systemami informatycznymi.

Prostota obsługi i intuicyjny interfejs systemu

Zdecydowanie warto też wziąć pod uwagę łatwość obsługi i intuicyjność oprogramowania. Zasada jest prosta: im oprogramowanie będzie bardziej przyjazne i łatwe w obsłudze dla jego użytkowników, tym czas wdrożenia będzie krótszy, a korzyści z uruchomienia oprogramowania będą szybciej odczuwalne.

Koszt wdrożenia systemu TMS

Ostatnim z aspektów, który należy brać pod uwagę przy wyborze systemu zarządzania transportem, są rzecz jasna koszty. Ta kwestia wymaga szczególnej rozwagi. Z jednej strony o wyborze dostawcy nie powinna przemawiać tylko i wyłącznie niska cena, z drugiej zaś: nie zawsze najdroższe rozwiązanie okazuje się tym najlepszym. Podkreślmy jeszcze raz że wdrożenie systemu TMS należy postrzegać jako długoterminową inwestycję o strategicznym znaczeniu. Zamiast samej ceny oprogramowania lepiej przeanalizować całkowity koszt posiadania oprogramowania – koszty wdrożenia, integracji z innymi systemami, szkolenia pracowników, licencjonowania czy wsparcia technicznego lub ewentualnych modyfikacji. Przyjęcie tej perspektywy zdecydowanie ułatwi dokonanie świadomego wyboru.